Dans la vie en général nous sommes nombreux à faire des listes. Personnellement, cela va de la simple liste de courses à celle des points à ne pas oublier dans la rédaction d’un article en passant par la liste des livres à lire ou les cadeaux de Noël.
Certains les considèrent comme une perte de temps alors que l’objectif est au contraire d’en gagner. Des livres ont même été écrits sur le sujet, dont L’art des listes (édition Poche Marabout), dans lequel Dominique Loreau nous apprend à « simplifier, organiser et enrichir [notre] vie ». Enrichir je ne sais pas, mais simplifier et organiser, c’est certain !
Dans la série des listes nous avons la checklist. Au départ venant du domaine de l’aviation, ce document s’est désormais démocratisé et est entré dans le monde de l’entreprise. Il permet de ne rien oublier lors de la rédaction d’un document ou de l’organisation d’un événement, d’un voyage d’affaires ou d’une réunion. Plus vous serez organisé, plus vous serez détendu et aurez l’esprit libéré pour vous donner à fond, telle est l’idée. Et s’il est un document pour lequel une checklist est fort utile c’est bien le rapport annuel d’activité. Chaque année c’est la même chose, vous ne savez pas par où commencer. Je vous propose de rédiger une checklist complète en énumérant les points dont vous aurez besoin et qui vous aideront pour une rédaction et une relecture efficace. Testez-là, personnalisez-là et j’espère qu’elle vous sera utile.
Il existe par ailleurs des applications comme Evernote que j’utilise pour la rédaction d’interviews. Celle-ci offre plusieurs fonctionnalités, notamment de faire des fiches type comportant les points à ne pas oublier. Au fur et à mesure de l’avancée de vos travaux, vous cochez les points effectués. C’est un outil précieux et très simple d’utilisation qui peut parfaitement convenir à l’élaboration d’une checklist de rapport d’activité.
Il faut avant tout bien avoir en tête que votre rapport d’activité est une vitrine qui sera destinée à votre hiérarchie, aux actionnaires, aux partenaires et au public. Vous devez présenter les résultats et les perspectives de l’entreprise. Pour cela, pensez à collecter les informations tout le long de l’année, sous forme de journal par exemple, pour gagner du temps lors de la rédaction finale.
Je vous propose une checklist séparant le fond et la forme. Ce n’est qu’une proposition générale qui peut bien entendu être adaptée en fonction de votre activité et de votre entreprise.
Valérie Chèze, décembre 2019
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Le temps d’un clic et j’écris pour vous !