Même si l’email est moins formel que la let­tre, il doit quand même respecter cer­taines règles. N’oubliez pas qu’il doit s’adapter au pro­fil de votre lecteur. Votre com­mu­ni­ca­tion doit donc être de qual­ité avec une demande, claire et con­cise, un vocab­u­laire pré­cis et un mes­sage sans fautes.

Quelle est donc la bonne façon de capter vos lecteurs ?

Voici 12 règles à suivre : 

1.   Soignez l’objet de votre email. C’est la seule ligne qui appa­raitra quand votre lecteur ouvri­ra sa mes­sagerie et c’est pourquoi vous devez bien le penser. Soyez clair, bref, explicite et n’utilisez que 7 mots max­i­mum. Le des­ti­nataire doit tout de suite com­pren­dre de quoi il s’agit. Un objet idéal c’est : une phrase nom­i­nale (sans verbe con­jugué), sans arti­cles et sans mots de liaison.

Exem­ples « compte ren­du du sémi­naire du 22 mars 2020 »

« demande de prix »« invi­ta­tion con­férence du 30 avril »

« annu­la­tion de la for­ma­tion CHSCT du 2 mai »

Un email n’a qu’un seul objet et très sou­vent les emails sans objets sont envoyés dans les mes­sages indésirables.

2.   Votre for­mule d’appel. Elle dépen­dra de votre rela­tion avec le des­ti­nataire. Le con­nais­sez-vous bien, un peu ou pas du tout ? Si l’on va du moins formel au plus formel cela donne :

« Bon­jour Antoine » à votre col­lègue de travail,

« Bon­jour Madame » à une cliente,

« Mon­sieur le Directeur » à votre supérieur hiérar­chique, mais dans de nom­breux cas il se peut que vous vous adressiez à lui par son prénom, cela dépend de la cul­ture d’entreprise,

« Madame, Mon­sieur » à quelqu’un dont vous ne con­nais­sez ni le nom ni le titre, mais je vous décon­seille d’envoyer un email sans avoir le nom du des­ti­nataire. Il a en effet le risque de se retrou­ver dans la corbeille. 

3.   Votre pre­mière phrase : elle doit être en lien direct avec l’objet de l’email et vous devez vous intéress­er à votre lecteur en cap­tant son atten­tion et en l’apostrophant dès les pre­mières lignes. En effet s’il se sent impliqué, il aura envie de pour­suiv­re la lec­ture. Vous pou­vez aus­si com­mencer votre email par « je ». Enfin c’est évidem­ment plus facile si vous avez une rela­tion déjà exis­tante avec le destinataire.

« Vous êtes à la recherche de con­tenus per­cu­tants… », « vous n’avez pas le temps d’écrire… », « vous trou­verez ci-joint une doc­u­men­ta­tion », « je souhaite recevoir des infor­ma­tions », « comme con­venu lors de notre échange »

4.   Le corps de votre email. Faites court en allant à l’essentiel

-     Un texte de 15 lignes maximum

-     Des para­graphes de 3 lignes maximum

-     Une struc­ture de pyra­mide inver­sée : com­mencer par l’information prin­ci­pale de votre mes­sage puis don­nez les infor­ma­tions suiv­antes par ordre décrois­sant d’importance. Pourquoi ? Parce que la pre­mière par­tie est tou­jours mieux lue que ce qui suit

-     Veillez à écrire 1 para­graphe par idée avec un max­i­mum de 4 para­graphes par email

5.   Soignez la présentation

—    Aérez votre texte

-     Utilisez les sauts de ligne

-     Jouez sur les gras et les italiques sans pour autant en abuser

6.   Utilisez un lan­gage courant et pro­fes­sion­nel en évi­tant les jar­gons et les ter­mi­nolo­gies trop tech­niques, sauf si votre des­ti­nataire les maîtrise et que ce lan­gage fait par­tie de votre rela­tion­nel quo­ti­di­en avec lui.

7.   Soyez direct, tout en étant cour­tois, et évitez les négations

-     N’écrivez pas « mer­ci de me répon­dre » mais plutôt « veuillez me répon­dre ». Ce n’est pas autori­taire mais affir­mé et cela mon­tre ce que vous voulez faire. Ne soyez pas timides dans vos requêtes. Les gens atten­dent d’être guidés et l’impératif est un bon moyen pour cela.

-     N’écrivez pas « n’hésitez pas à me recon­tac­ter » mais plutôt « je vous invite à me recon­tac­ter ». En fait, au lieu de pouss­er à l’action, le « n’hésitez pas » paral­yse. Oubliez égale­ment le « je ne man­querai pas de vous rap­pel­er » !

8.   Evitez les expres­sions qui ne ser­vent à rien

—     « je reste à votre dis­po­si­tion » : heureuse­ment que vous restez à la dis­po­si­tion de votre lecteur ! N’utilisez pas les 15 lignes si pré­cieuses pour dire des choses qui tombent sous le sens mais expliquez plutôt votre inten­tion à la place.

9.   N’utilisez plus de for­mules vieil­lottes passées de mode

Changez « je vous prie de bien vouloir recevoir » en « veuillez recevoir »

10.   Soyez précis

Vous pou­vez écrire « je reviens vers vous » mais en pré­cisant quand : « je reviens vers vous d’ici le 20 avril » par exemple.

11.   La con­clu­sion de votre email. La for­mule de politesse est néces­saire et elle doit être brève. Adaptez-la à votre des­ti­nataire et au con­texte de votre échange. Voici quelques exemples :

« Ami­tiés », « bis­es », « à plus », « bien à toi » seront réservés aux échanges les plus cor­diaux et ami­caux, aux per­son­nes que vous con­nais­sez bien.

« Bonne fin de journée » « bien à vous » peu­vent con­clure un mes­sage à un col­lègue ou à un partenaire.

« Sincères salu­ta­tions », « salu­ta­tions dis­tin­guées » pour un pre­mier échange avec des clients par exemple.

« Cor­diale­ment », « bien cor­diale­ment », « cor­diales salu­ta­tions » pour un deux­ième échange et les suivants.

« Respectueuse­ment », « salu­ta­tions respectueuses » sont appro­priés pour des supérieurs hiérarchiques.

12.     La sig­na­ture doit com­pren­dre vos prénom et nom, ain­si qu’un numéro de télé­phone. Dans la majeure par­tie des cas, en con­texte pro­fes­sion­nel, les logi­ciels de cour­ri­er élec­tron­ique sont paramétrés pour insér­er automa­tique­ment une sig­na­ture per­son­nal­isée à la fin des cour­riels comprenant :

-       Vos prénom et nom

-       Votre numéro de téléphone

-       Votre adresse e‑mail

-       Le logo de votre entreprise

-       Voire même le pitch de votre entreprise 

Valérie Chèze, octo­bre 2021