Les 12 règles à suivre pour écrire un email pro

Les 12 règles à suivre pour écrire un email pro

Aujourd’hui nous sommes envahis par les emails, venant de collègues, de clients, de fournisseurs, de partenaires, de la famille ou des amis. Nous ne lisons finalement que ceux qui nous captent dès les premiers mots. Comment écrire un email pro percutant et efficace ? Voici 12 règles à suivre. 

Même si l’email est moins formel que la let­tre, il doit quand même respecter cer­taines règles. N’oubliez pas qu’il doit s’adapter au pro­fil de votre lecteur. Votre com­mu­ni­ca­tion doit donc être de qual­ité avec une demande, claire et con­cise, un vocab­u­laire pré­cis et un mes­sage sans fautes.


Quelle est donc la bonne façon de capter vos lecteurs ?


Voici 12 règles à suivre : 

1.   Soignez l’objet de votre email. C’est la seule ligne qui appa­raitra quand votre lecteur ouvri­ra sa mes­sagerie et c’est pourquoi vous devez bien le penser. Soyez clair, bref, explicite et n’utilisez que 7 mots max­i­mum. Le des­ti­nataire doit tout de suite com­pren­dre de quoi il s’agit. Un objet idéal c’est : une phrase nom­i­nale (sans verbe con­jugué), sans arti­cles et sans mots de liaison.


Exem­ples « compte ren­du du sémi­naire du 22 mars 2020 »

« demande de prix »« invi­ta­tion con­férence du 30 avril »

« annu­la­tion de la for­ma­tion CHSCT du 2 mai »


Un email n’a qu’un seul objet et très sou­vent les emails sans objets sont envoyés dans les mes­sages indésirables.

2.   Votre for­mule d’appel. Elle dépen­dra de votre rela­tion avec le des­ti­nataire. Le con­nais­sez-vous bien, un peu ou pas du tout ? Si l’on va du moins formel au plus formel cela donne :

« Bon­jour Antoine » à votre col­lègue de travail,

« Bon­jour Madame » à une cliente,

« Mon­sieur le Directeur » à votre supérieur hiérar­chique, mais dans de nom­breux cas il se peut que vous vous adressiez à lui par son prénom, cela dépend de la cul­ture d’entreprise,

« Madame, Mon­sieur » à quelqu’un dont vous ne con­nais­sez ni le nom ni le titre, mais je vous décon­seille d’envoyer un email sans avoir le nom du des­ti­nataire. Il a en effet le risque de se retrou­ver dans la corbeille. 

3.   Votre pre­mière phrase : elle doit être en lien direct avec l’objet de l’email et vous devez vous intéress­er à votre lecteur en cap­tant son atten­tion et en l’apostrophant dès les pre­mières lignes. En effet s’il se sent impliqué, il aura envie de pour­suiv­re la lec­ture. Vous pou­vez aus­si com­mencer votre email par « je ». Enfin c’est évidem­ment plus facile si vous avez une rela­tion déjà exis­tante avec le destinataire.

« Vous êtes à la recherche de con­tenus per­cu­tants… », « vous n’avez pas le temps d’écrire… », « vous trou­verez ci-joint une doc­u­men­ta­tion », « je souhaite recevoir des infor­ma­tions », « comme con­venu lors de notre échange »

4.   Le corps de votre email. Faites court en allant à l’essentiel


-     Un texte de 15 lignes maximum

-     Des para­graphes de 3 lignes maximum

-     Une struc­ture de pyra­mide inver­sée : com­mencer par l’information prin­ci­pale de votre mes­sage puis don­nez les infor­ma­tions suiv­antes par ordre décrois­sant d’importance. Pourquoi ? Parce que la pre­mière par­tie est tou­jours mieux lue que ce qui suit

-     Veillez à écrire 1 para­graphe par idée avec un max­i­mum de 4 para­graphes par email


5.   Soignez la présentation


—    Aérez votre texte

-     Utilisez les sauts de ligne

-     Jouez sur les gras et les italiques sans pour autant en abuser


6.   Utilisez un lan­gage courant et pro­fes­sion­nel en évi­tant les jar­gons et les ter­mi­nolo­gies trop tech­niques, sauf si votre des­ti­nataire les maîtrise et que ce lan­gage fait par­tie de votre rela­tion­nel quo­ti­di­en avec lui.

7.   Soyez direct, tout en étant cour­tois, et évitez les négations


-     N’écrivez pas « mer­ci de me répon­dre » mais plutôt « veuillez me répon­dre ». Ce n’est pas autori­taire mais affir­mé et cela mon­tre ce que vous voulez faire. Ne soyez pas timides dans vos requêtes. Les gens atten­dent d’être guidés et l’impératif est un bon moyen pour cela.

-     N’écrivez pas « n’hésitez pas à me recon­tac­ter » mais plutôt « je vous invite à me recon­tac­ter ». En fait, au lieu de pouss­er à l’action, le « n’hésitez pas » paral­yse. Oubliez égale­ment le « je ne man­querai pas de vous rap­pel­er » !


8.   Evitez les expres­sions qui ne ser­vent à rien


—     « je reste à votre dis­po­si­tion » : heureuse­ment que vous restez à la dis­po­si­tion de votre lecteur ! N’utilisez pas les 15 lignes si pré­cieuses pour dire des choses qui tombent sous le sens mais expliquez plutôt votre inten­tion à la place.


9.   N’utilisez plus de for­mules vieil­lottes passées de mode


Changez « je vous prie de bien vouloir recevoir » en « veuillez recevoir »

10.   Soyez précis


Vous pou­vez écrire « je reviens vers vous » mais en pré­cisant quand : « je reviens vers vous d’ici le 20 avril » par exemple.


11.   La con­clu­sion de votre email. La for­mule de politesse est néces­saire et elle doit être brève. Adaptez-la à votre des­ti­nataire et au con­texte de votre échange. Voici quelques exemples :


« Ami­tiés », « bis­es », « à plus », « bien à toi » seront réservés aux échanges les plus cor­diaux et ami­caux, aux per­son­nes que vous con­nais­sez bien.

« Bonne fin de journée » « bien à vous » peu­vent con­clure un mes­sage à un col­lègue ou à un partenaire.

« Sincères salu­ta­tions », « salu­ta­tions dis­tin­guées » pour un pre­mier échange avec des clients par exemple.

« Cor­diale­ment », « bien cor­diale­ment », « cor­diales salu­ta­tions » pour un deux­ième échange et les suivants.

« Respectueuse­ment », « salu­ta­tions respectueuses » sont appro­priés pour des supérieurs hiérarchiques.


12.     La sig­na­ture doit com­pren­dre vos prénom et nom, ain­si qu’un numéro de télé­phone. Dans la majeure par­tie des cas, en con­texte pro­fes­sion­nel, les logi­ciels de cour­ri­er élec­tron­ique sont paramétrés pour insér­er automa­tique­ment une sig­na­ture per­son­nal­isée à la fin des cour­riels comprenant :

-       Vos prénom et nom

-       Votre numéro de téléphone

-       Votre adresse e‑mail

-       Le logo de votre entreprise

-       Voire même le pitch de votre entreprise 

Valérie Chèze, octo­bre 2021

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